ACTIVIDAD 6-7
1- Organizar los archivos basados en la TRD.
2- Apertura de carpetas con series y subseries.
3- Ubicacion fisica, con forme a expedientes, tipos documentales para evidenciar el desarrollo de tramites.
4-Los tipos documentales que integran las unidades documentales, de las series y subseries estaran foliadas para su ordenacion, consulta y control.
5- Las carpetas y unidades de conservacion se deben identificar, marcaar y rotular para permitir su ubicacion y recuperacion.
6- Las transferencias primarias deben efectuarse con lo estipulado por la TRD.
7- Las cajas que se utilicen se identificaran: codigo de la dependencia cuando se trata de tranferencias primarias, fondo, seccion, identificdos con su respectivo numero y consecutivo.
b-Defina: Transferencia Documental: Proceso mediante el cual las instituciones publicas o privadas trasladan la documentacion se un archivo a otro, una vez cumplidos los tiempos de retencion señalados en las tablas de valoracion documental.
c-Clases de transferencias: PRIMARIA Y SECUNDARIA.
d-Cuando la documentacion haya cumplido sus tiempos de retencion y tambien que el inventario refleje los documentos fisicos.
En la entidad se manejan las transferencias al archivo central cuando los documentos an cumplido su segundo ciclo de vida y su consulta no es tan frecuente.
Formato Único de inventario Documental
Los documentos de apoyo no se consignan en las trd estos pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad y vigencia dejando constancia en acta suscrita por el respectivo jefe de la dependencia. En la institución cuando el documento prescribe se hace el acta dejando la constancia y es firmada por la secretaria.
